Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 29 mei 2026

[de Kunst van Werken] B.V. (hierna: “wij”, “ons” of “[de Kunst van Werken]”) hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten u heeft. Onze verwerkingen voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aanvullende sectorwetgeving zoals de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet verbetering poortwachter en de Wkkgz.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening verwerken wij onder meer de volgende categorieën gegevens:

• Contact- en identificatiegegevens: naam, functie, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres van contactpersonen bij werkgevers en opdrachtgevers.
• Arbeidsgerelateerde gegevens van werknemers: naam, functie, afdeling, eerste verzuimdag, verwachte hersteldatum en re-integratiestatus.
• Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens): medische gegevens die noodzakelijk zijn voor verzuimbegeleiding, beoordeling door de bedrijfsarts, PAGO/PMO en aanstellingskeuringen. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts en vallen onder het medisch beroepsgeheim.
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, telefoonnotities en correspondentie.
• Technische gegevens van websitegebruik: zie hoofdstuk 8 over cookies.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgevers (artikel 6 lid 1 sub b AVG): leveren van arbodienstverlening zoals verzuimbegeleiding, toetsing RI&E, PAGO/PMO, aanstellingskeuringen en toegang tot de bedrijfsarts.
• Wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG): nakoming van verplichtingen op grond van onder meer de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet verbetering poortwachter, de Wkkgz en de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): administratie, dossierbeheer, beveiliging van onze systemen en zakelijke communicatie met (potentiële) opdrachtgevers.
• Verwerking van gezondheidsgegevens: op grond van artikel 9 lid 2 sub h AVG (medische diagnostiek en arbeidsgeneeskundige beoordeling) en de daarbij behorende uitwerking in de UAVG.

4. Medisch beroepsgeheim

Gezondheidsgegevens worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. Op deze gegevens rust het medisch beroepsgeheim. De werkgever ontvangt uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor de re-integratie, zoals beperkingen en mogelijkheden in werk; nooit de medische diagnose. Toegang tot het medisch dossier is strikt beperkt tot bevoegde medewerkers met een geheimhoudingsplicht.

5. Bewaartermijnen

• Medische dossiers: 20 jaar na de laatste behandeling/contact, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg voor een goed hulpverlener voortvloeit (conform de WGBO).
• Re-integratie- en verzuimdossiers (niet-medisch): tot maximaal twee jaar na afsluiting van het dossier, tenzij langere bewaring wettelijk vereist is.
• Financiële administratie en facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Contactgegevens en correspondentie: zo lang als nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en daarna conform onze bewaartermijnen of bij wet vereiste termijnen.

6. Ontvangers en verwerkers

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of vanwege een wettelijke verplichting. Het gaat onder andere om:

• De werkgever, voor zover het niet-medische re-integratie-informatie betreft.
• UWV, in het kader van de Wet verbetering poortwachter.
• Ingeschakelde gecertificeerde kerndeskundigen (bedrijfsarts, arbeidshygiënist, veiligheidskundige, A&O-deskundige).
• Verwerkers zoals leveranciers van verzuim- en e-mailsoftware. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er passende waarborgen zijn en dit noodzakelijk is voor de overeenkomst. De AI-assistent bij de IZP concept-tool (hoofdstuk 9) verwerkt gegevens in een datacentrum binnen de EER.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk aan toegangsbeheer met sterke authenticatie, versleutelde verbindingen (TLS), logische scheiding van medische en niet-medische gegevens, en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

8. Cookies en websitegebruik

Op deze website plaatsen wij geen tracking- of marketingcookies. Wel kunnen functioneel noodzakelijke cookies worden gebruikt voor het correct functioneren van de website. Wanneer afbeeldingen of bronnen van derden worden geladen, kan uw IP-adres door die derde worden verwerkt. Wij houden geen bezoekersstatistieken bij die te herleiden zijn tot individuele personen.

9. AI-assistent bij de IZP concept-tool

Op onze website staat een IZP concept-tool. Wie van de bedrijfsarts een persoonlijke toegangscode heeft gekregen, kan die tool met behulp van een AI-assistent invullen. Daarvoor geldt het volgende:

• Doel: het voorbereiden van het gesprek met de bedrijfsarts, door mogelijkheden en beperkingen in werk alvast in concept te beschrijven. Het definitieve inzetbaarheidsprofiel wordt opgesteld door de bedrijfsarts.
• Grondslag: uitdrukkelijke toestemming van de werknemer (artikel 9 lid 2 sub a AVG), gegeven in een apart scherm voordat het gesprek begint. Gebruik van de assistent is vrijwillig; de tool kan ook zonder AI worden ingevuld en het weigeren van toestemming heeft geen gevolgen. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door het gesprek te sluiten. Daarnaast vindt de verwerking plaats onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts (artikel 9 lid 2 sub h AVG).
• Verwerker: de antwoorden worden verwerkt door een taalmodel van Anthropic (Claude), afgenomen via Google Cloud (Vertex AI) in een datacentrum binnen de Europese Economische Ruimte. Met deze partijen zijn verwerkersafspraken vastgelegd. De gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
• Bewaren: de inhoud van het gesprek wordt door ons niet opgeslagen. Het gesprek bestaat alleen in het browservenster van de werknemer en in het werkgeheugen van onze server zolang het gesprek duurt. Wij leggen uitsluitend vast dát een toegangscode is gebruikt, op welk moment en onder welke versie van de toestemmingstekst; dit dient als bewijs van toestemming (artikel 7 lid 1 AVG). Aan die vastlegging is geen naam gekoppeld.
• Inspreken in plaats van typen: de werknemer kan een antwoord inspreken. De opname wordt via onze server aangeboden aan Google Cloud Speech-to-Text in de EU-regio, uitsluitend om er tekst van te maken. De opname wordt door ons niet opgeslagen en Google gebruikt deze niet om diensten te verbeteren. De werknemer ziet de omgezette tekst eerst zelf en kan die aanpassen voordat er iets mee gebeurt. Typen blijft altijd mogelijk; inspreken is een keuze.
• Voorlezen van de antwoorden gebeurt door de browser zelf. Daarbij verlaat er niets het apparaat van de werknemer.
• Het ingevulde concept blijft in de browser van de werknemer en wordt niet naar ons verzonden. Delen of printen doet de werknemer zelf.
• Beperkingen: de assistent geeft geen medisch advies en stelt geen diagnose. De assistent is zo ingericht dat in het concept uitsluitend functionele mogelijkheden en beperkingen worden beschreven, geen medische gegevens.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”), binnen wettelijke kaders.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt een verzoek indienen via medisch@dekunstvanwerken.nl. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen. Voor inzage in uw medisch dossier neemt u rechtstreeks contact op met de bedrijfsarts.

11. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u dit eerst aan ons kenbaar te maken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in onze dienstverlening. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. Bovenaan staat vermeld wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Terug naar Home